Polityka Prywatności serwisu przedszkole24.online

Data aktualizacji: 04.12.2025

1Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w systemie przedszkole24.online, działającym w modelu SaaS i przeznaczonym do obsługi obecności oraz organizacji pracy przedszkoli.

System jest przeznaczony do użytku przez przedszkola, rodziców/opiekunów oraz pracowników placówek.

Usługodawcą systemu jest:

GEM Arkadiusz Włodarczyk
Adres: Proszowska 92, 32-700 Bochnia
NIP: 868-191-80-44
E-mail kontaktowy: kontakt@przedszkole24.online

Zwany dalej „Procesorem”. Administratorami danych osobowych są poszczególne przedszkola korzystające z systemu.

2Rola podmiotów w przetwarzaniu danych

Administrator danych (ADO)

Administratorami danych osobowych są przedszkola, które korzystają z systemu przedszkole24.online w ramach swojej działalności dydaktycznej i organizacyjnej.

Administrator decyduje o:

• celach przetwarzania,
• zakresie danych,
• czasie przechowywania danych,
• udostępnianiu danych innym podmiotom.

Procesor (Podmiot przetwarzający)

Procesorem jest: GEM Arkadiusz Włodarczyk, Proszowska 92, 32-700 Bochnia, NIP 868-191-80-44.

W zakresie danych dotyczących dzieci i rodziców przetwarzanych w systemie Przedszkole24 administratorem danych jest placówka korzystająca z systemu, natomiast operator systemu Przedszkole24 działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie placówki.

Procesor przetwarza dane wyłącznie na zlecenie przedszkola, zgodnie z art. 28 RODO oraz Umową Powierzenia Przetwarzania.

3Zakres przetwarzanych danych

System przetwarza wyłącznie dane niezbędne do obsługi funkcji platformy:

A. Dane dzieci:

• imię i nazwisko,
• obecność,
• status posiłków,
• przypisanie do rodzica.

B. Dane rodziców/opiekunów:

• imię i nazwisko,
• login,
• adres e-mail,
• numer telefonu (opcjonalnie).

W standardowym korzystaniu z aplikacji rodzica oraz modułów organizacyjnych system nie wymaga podawania przez rodzica numeru PESEL ani innych danych identyfikacyjnych tego rodzaju do obsługi bieżących funkcji konta rodzica.

C. Dane pracowników przedszkola:

• imię i nazwisko,
• login,
• stanowisko.

D. Dane przedszkola jako klienta systemu:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe placówki,
• dane rozliczeniowe i abonamentowe związane ze świadczeniem usługi przedszkole24.online,
• dane osób reprezentujących lub obsługujących placówkę po stronie klienta.

E. Dane związane z modułem płatności i onboardingiem płatności online:

• dane identyfikacyjne i rozliczeniowe przedszkola lub osoby prowadzącej albo reprezentującej placówkę, takie jak nazwa firmy/placówki, imię i nazwisko, NIP albo PESEL, REGON, adres, e-mail, numer telefonu oraz rachunek bankowy,
• dane niezbędne do obsługi płatności online za czesne, w tym identyfikatory płatności, kwoty, statusy transakcji oraz dane kontaktowe rodzica potrzebne do realizacji transakcji,
• dane techniczne i audytowe związane z aktywacją oraz obsługą integracji płatniczej.

System co do zasady nie służy do gromadzenia nadmiarowych danych dzieci i rodziców ani danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. danych o zdrowiu). Wyjątkiem mogą być dane identyfikacyjne i rozliczeniowe wymagane do uruchomienia płatności online dla przedszkola. Przedszkole powinno każdorazowo stosować zasadę minimalizacji danych.

4Cel przetwarzania danych

Dane są przetwarzane w celu realizacji zadań przedszkola, w szczególności:

• prowadzenia list obecności dzieci,
• zarządzania posiłkami,
• komunikacji wewnętrznej,
• prowadzenia kont użytkowników,
• prawidłowej organizacji pracy placówki,
• obsługi rozliczeń czesnego i płatności online, jeżeli placówka korzysta z tej funkcji.

Dane nie są wykorzystywane do profilowania, marketingu ani celów komercyjnych.

5Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą przetwarzania danych przez Administratora (przedszkole) jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny placówki,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonywanie zadania publicznego (placówki publiczne),
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (placówki prywatne),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. zgoda rodzica na wskazanie kontaktu e-mail).

Procesor działa na podstawie art. 28 RODO – powierzenie przetwarzania danych.

6Przechowywanie danych

Dane są przechowywane przez okres ustalony przez przedszkole.

Procesor nie zmienia i nie ustala okresów przechowywania.

Po zakończeniu współpracy:

• dane są usuwane w terminie 30 dni,
• kopie zapasowe usuwane są w terminie do 60 dni,
• Administrator może zażądać eksportu danych.

7Udostępnianie danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie:

• Administratorowi danych (przedszkolu),
• osobom upoważnionym przez Administratora (dyrektor, nauczyciele),
• podprocesorom, z których korzysta Procesor.

Procesor korzysta z następujących podmiotów (lokalizacja UE):

• Hostinger International Ltd. – hosting: Niemcy,
• Hostinger International Ltd. – backupy: Francja,
• Hostinger International Ltd. – poczta/SMTP: Niemcy (opcjonalnie),
• PayPro S.A. / Przelewy24 – operator płatności online: Polska.

Wszystkie dane osobowe są przechowywane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).

Jeżeli Przedszkole skonfiguruje w Systemie wysyłkę wiadomości e-mail za pomocą własnego zewnętrznego serwera pocztowego (np. SMTP dostawcy poczty), dane osobowe mogą być przekazywane do tego dostawcy na odpowiedzialność Przedszkola. Taki dostawca nie jest podprocesorem Usługodawcy w rozumieniu niniejszej Polityki i wymaga odrębnej podstawy prawnej oraz umowy powierzenia po stronie Przedszkola.

W przypadku korzystania z modułu płatności online dane niezbędne do realizacji płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności PayPro S.A. (Przelewy24) w zakresie koniecznym do realizacji transakcji.

Procesor nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy w ramach usług świadczonych przez wskazanych powyżej podprocesorów.

8Środki bezpieczeństwa i ciągłość działania

Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne zgodne z art. 32 RODO, w tym:

• szyfrowanie HTTPS (protokół TLS),
• hashowanie haseł za pomocą bezpiecznych algorytmów,
• zabezpieczenie logowania i logi dostępu,
• regularne kopie zapasowe (wykonywane codziennie), które umożliwiają odzyskanie danych w przypadku awarii,
• ograniczony dostęp administracyjny wyłącznie dla upoważnionych osób,
• zabezpieczenia serwerów zlokalizowanych fizycznie w certyfikowanych centrach danych w UE,
• ciągły monitoring dostępności oraz aktualizacje bezpieczeństwa.

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą możliwą ciągłość działania systemu i minimalizować ryzyko przerw technicznych.

System został zaprojektowany zgodnie z zasadami:

• privacy by design,
• privacy by default,
• minimalizacji danych.

9Prawa użytkowników

Użytkownikom przedszkola (rodzicom, pracownikom) przysługują prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych,
• prawo sprostowania,
• prawo usunięcia danych (w granicach prawa placówki),
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia sprzeciwu,
• prawo do przeniesienia danych.

Realizacja tych praw odbywa się poprzez Administratora danych, czyli przedszkole. Procesor wspiera Administratora w realizacji obowiązków.

10Pliki cookies i logi systemowe

System wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do:

• logowania użytkowników,
• utrzymywania sesji,
• bezpieczeństwa połączenia i ochrony przed atakami CSRF.

System nie wykorzystuje żadnych zewnętrznych narzędzi analitycznych (np. Google Analytics), śledzących ani reklamowych (np. Facebook Pixel). Szanujemy prywatność rodziców i pracowników – dane o ich aktywności w systemie nie są przekazywane podmiotom trzecim w celach komercyjnych.

Logi techniczne są przechowywane wyłącznie w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa systemu,
• diagnozowania problemów,
• prowadzenia statystyk obciążenia serwera.

11Kontakt w sprawach dotyczących prywatności

Administrator danych (przedszkole):
Kontakt zgodnie z informacją przekazywaną przez placówkę.

Procesor (wsparcie techniczne):
GEM Arkadiusz Włodarczyk
Proszowska 92, 32-700 Bochnia
E-mail: kontakt@przedszkole24.online

12Zmiany w Polityce Prywatności

Polityka może być aktualizowana, aby zachować zgodność z obowiązującymi przepisami.

O zmianach poinformujemy poprzez stronę przedszkole24.online.

13Postanowienia końcowe

Korzystanie z systemu oznacza akceptację niniejszej Polityki Prywatności.

Administrator danych (przedszkole) odpowiada za legalność przetwarzania danych w swojej działalności.